Gwybod eich hawliau
Cydsyniad
Rydych chi, neu'r person rydych yn ei atgyfeirio yn cytuno i dderbyn cefnogaeth gyfrinachol. Rydym yn cadw'r hawl i ddefnyddio'ch gwybodaeth i gysylltu ag eraill os ydym yn credu eich bod mewn perygl neu mewn perygl o gael eich cam-drin. Cyn belled ag y bo modd byddwn yn gofyn am eich caniatâd cyn cymryd y camau hyn, ond eich diogelwch chi yw ein blaenoriaeth.
Data
Er mwyn i’r sefydliad hwn ddarparu ein gwasanaethau proffesiynol mae angen gofyn i bob defnyddiwr am wybodaeth bersonol y mae’n rhaid i ni ei chadw fel cofnod o’n contract gwaith gyda phob defnyddiwr gwasanaeth.
Bydd unrhyw ddata a gyflwynir i'n ffurflen atgyfeirio yn cael ei ddiogelu'n ddiogel a'i storio yn ein cronfa ddata ganolog.
Trwy gyflwyno ffurflen atgyfeirio ar eich rhan, rydych chi'n rhoi caniatâd i The Exchange storio'ch gwybodaeth yn unol â'n polisi preifatrwydd ac i gysylltu â chi trwy'r dull cysylltu rydych chi wedi'i ddarparu.
Trwy gyflwyno ffurflen atgyfeirio ar ran rhywun arall, rydych wedi cael caniatâd ganddynt i rannu eu gwybodaeth â The Exchange, ac maent wedi cydsynio i'r Gyfnewidfa storio eu gwybodaeth yn unol â'n polisi preifatrwydd ac i gysylltu â nhw trwy'r dull cysylltu sydd gennych chi. darparu.
Cancellations
We have a 48-hour cancellation policy and any appointments not attended or cancelled within this time frame will count as a session. We require a minimum of '48-hours' notice for an appointment to be rearranged.
Gall bod yn agored i gwnselydd/therapydd am eich trafferthion fod yn gam cyntaf tuag at gael cymorth. Ond gall hefyd deimlo'n wirioneddol ofnus. Efallai eich bod chi'n ansicr beth maen nhw'n mynd i'w wneud â'r wybodaeth rydych chi'n ei dweud wrthyn nhw. Neu efallai eich bod yn poeni y byddant yn ei rannu â phobl eraill. Rydym am eich helpu i ddeall cyfrinachedd a'ch hawliau, fel eich bod yn gwybod sut a phryd y bydd eich gwybodaeth yn cael ei chadw'n breifat, a sut y gallwch gael mynediad i'ch gwybodaeth.
Beth yw Cyfrinachedd?
Mae cyfrinachedd yn ymwneud â chadw eich gwybodaeth yn breifat. Mae'n golygu pan fyddwch yn siarad â chwnselydd/therapydd na ddylent ddweud wrth neb arall beth rydych wedi'i ddweud.
Mae gwybodaeth y mae angen ei chadw’n gyfrinachol yn cynnwys:
-
Eich enw, gwybodaeth bersonol a manylion cyswllt
-
Manylion y brwydrau rydych chi'n eu cael
-
Unrhyw beth rydych chi wedi siarad amdano yn eich apwyntiadau
-
Beth sydd wedi'i ysgrifennu yn eich cofnodion neu nodiadau
Efallai eich bod yn poeni am yr hyn y byddwn yn ei wneud gyda'ch gwybodaeth. Cedwir eich gwybodaeth yn saff ac yn ddiogel fel na all gael ei dileu yn ddamweiniol, ei cholli, ei dwyn neu ei gweld gan rywun arall.
Os ydych yn dal yn ansicr, gallwch ddarllen ein polisi preifatrwydd neu ofyn i'ch cwnselydd/therapydd. Byddant yn gallu dweud wrthych sut y caiff ei gadw'n ddiogel.
Mewn rhai sefyllfaoedd, efallai y bydd angen rhannu eich gwybodaeth heb eich cydsynio. Gelwir hyn yn ‘torri cyfrinachedd’. Dim ond os:
-
Mae pryderon eich bod mewn perygl o niwed difrifol neu eich bod mewn perygl.
-
Mae pryderon bod rhywun arall mewn perygl difrifol o niwed neu eu bod mewn perygl.
-
Dywedir wrth rywun fod yn rhaid iddynt yn ôl y gyfraith.
Os bydd angen i'r cwnselydd/therapydd ddweud wrth rywun beth rydych wedi'i ddweud wrthynt, byddant bob amser yn ceisio dweud wrthych yn gyntaf.
Accessing Data
Mae gennych hawl gyfreithiol i gael mynediad at wybodaeth bersonol a gedwir amdanoch gan The Exchange. Mae gennych hawl i ofyn am:
-
gwybodaeth am sut y caiff eich data ei brosesu
-
copi o'ch data
Gallwch hefyd:
-
gofyn am gywiro unrhyw wallau yn eich data personol
-
codi gwrthwynebiad ynghylch sut y caiff eich data personol ei brosesu
-
gofyn i’ch data personol gael ei ddileu os nad oes cyfiawnhad dros hynny mwyach
-
gofyn am gyfyngu ar brosesu eich data personol mewn rhai amgylchiadau
Os hoffech gael mynediad i'ch data gallwch anfon e-bost atom yn dpo@thetcsgroup.co.uk. Bydd angen pythefnos o rybudd arnom er mwyn i’r cofnodion hyn fod ar gael i chi.
Polisi Preifatrwydd
Is-adran plant a phobl ifanc y Gwasanaethau Cwnsela Therapiwtig yw'r Gyfnewidfa ac mae'n sefydliad lles seicolegol a chwnsela sy'n darparu ystod o wasanaethau therapiwtig cyfrinachol, proffesiynol.
Er mwyn i’r sefydliad hwn allu darparu ein gwasanaethau proffesiynol mae angen gofyn i bob defnyddiwr am wybodaeth bersonol y mae’n rhaid i ni ei chadw fel cofnod o’n contract gwaith gyda phob defnyddiwr gwasanaeth. Dim ond at ddibenion cyfreithlon darparu ein gwasanaethau therapiwtig y mae’r sefydliad yn gofyn ichi am wybodaeth bersonol ac mae’n cyfyngu’r wybodaeth y mae’n ei chofnodi i’r hyn sy’n berthnasol ac yn gyfyngedig i’r cymorth a ddarparwn.
Nid yw eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu ag unrhyw sefydliad neu unigolyn arall y tu allan i'r cwmni hwn ac nid yw'n gadael awdurdodaeth y DU. Y wybodaeth a gadwn yw'r lleiafswm sydd ei angen ar gyfer darparu ein gwasanaethau. Diogelir y wybodaeth trwy ei chadw mewn ffeiliau electronig diogel sydd ond yn hygyrch i staff yn y sefydliad hwn sydd wedi cael yr awdurdod gofynnol. Cedwir cofnodion o'ch sesiynau mewn fformat arbenigol wedi'i amgryptio a dim ond y person sy'n gweithio gyda chi sydd â'r awdurdod i gofnodi ac ailymweld â'r ffeiliau hyn. Mae gan reolwr clinigol y sefydliad a'r rheolydd data fynediad at y ffeiliau hyn ac o dan amgylchiadau arbennig byddant yn archwilio'r cofnodion hyn at ddibenion sicrhau ansawdd.
Bydd eich data’n cael ei storio am 12 mis ac yna’n cael ei archifo am 12 mis arall ac ar ôl hynny bydd eich data’n cael ei ddileu o’n systemau ac ni fydd unrhyw gofnod yn cael ei gadw.
Swyddog Diogelu Data'r sefydliad sy'n monitro sut mae eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu, ei chofnodi a'i storio'n ddiogel. Penodir y person hwn i sicrhau bod pob person yn y sefydliad yn cadw at y polisïau sy’n berthnasol i ddiogelwch gwybodaeth bersonol yn y Gwasanaethau Cwnsela Therapiwtig a phob un o’i isadrannau.
Os oes angen mynediad cyfreithlon arnoch i'ch gwybodaeth bersonol neu os oes gennych gŵyn am sut mae'r sefydliad yn cofnodi ac yn storio'r data hyn, gallwch gysylltu â'r Swyddog Diogelu Data yn uniongyrchol drwy e-bostio dpo@thetcsgroup.co.uk neu ffonio 03302 020283 a gofyn am Swyddog Diogelu Data’r sefydliad.
Os ydych yn teimlo nad yw eich data wedi cael ei drin yn gywir, neu os ydych yn anhapus â’n hymateb i unrhyw geisiadau yr ydych wedi’u gwneud i ni ynglŷn â’r defnydd o’ch data personol, mae gennych hawl i gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.
Gallwch gysylltu â nhw drwy ffonio 0303 123 1113 neu fynd ar-lein i www.ico.org.uk/concerns
Cwynion
Os hoffech wneud cwyn am unrhyw fater, cysylltwch â ni. Byddwn yn cydnabod eich cwyn o fewn 2 ddiwrnod gwaith ac yn ymateb o fewn 5 diwrnod gwaith.
Ffôn: 0330 202 0283
E-bost: admin@timefortalking.co.uk