Know your rights
Consent
You, or the person you are referring agree to receive confidential support. We retain the right to use your information to contact others if we believe you are in danger or at risk of abuse. As far as possible we will seek your consent before taking this action, but your safety is our priority.
Data
For this organisation to provide our professional services it is necessary to ask every user for personal information which we must keep as a record of our working contract with each service user.
Any data submitted to our referral form will be safely secured and stored within our centralised database.
By submitting a referral form on your behalf, you are giving The Exchange consent to store your information per our privacy policy and to contact you via the method of contact you have provided.
By submitting a referral form on behalf of somebody else, you have gained consent from them to share their information with The Exchange, and they have consented to The Exchange storing their information per our privacy policy and to contact them via the method of contact you have provided.
Cancellations
We have a 48-hour cancellation policy and any appointments not attended or cancelled within this time frame will count as a session. We require a minimum of '48-hours' notice for an appointment to be rearranged.
Opening up to a counsellor/therapist about your struggles can be the first step to getting help. But it can also feel really scary. You might be unsure about what they're going to do with the information you tell them. Or you might be worried that they will share it with other people. We want to help you understand confidentiality and your rights, so you know how and when your information will be kept private, and how you can access your information.
What is Confidentiality?
Confidentiality is about keeping your information private. It means that when you talk to a counsellor/therapist they shouldn't tell anyone else what you've said.
Information that needs to be kept confidential includes:
-
Your name, personal information and contact details
-
Details of the struggles you are having
-
Anything you've talked about in your appointments
-
What's written in your records or notes
You might be worried about what we will do with your information. Your information is kept securely and safely so that it can't be accidentally deleted, lost, stolen or seen by someone else.
If you are still unsure, you can read our privacy policy or ask your counsellor/therapist. They will be able tell you how it will be kept securely.
In some situations, your information may need to be shared without your consent. This is called ‘breaking confidentiality’. It should only happen if:
-
There are concerns that you're at risk of serious harm or you're in danger.
-
There are concerns that someone else is at serious risk of harm or that they're in danger.
-
Someone is told they have to by law.
If the counsellor/therapist does need to tell someone what you've told them, they will always try to tell you first.
Accessing Data
You have a legal right to access personal information held about you by The Exchange. You have the right to request:
-
information about how your data is processed
-
a copy of your data
You can also:
-
request any inaccuracies in your personal data be corrected
-
raise an objection about how your personal data is processed
-
request that your personal data be erased if there is no longer a justification for it
-
ask that the processing of your personal data be restricted in certain circumstances
Should you wish to access your data you can send us an email at dpo@thetcsgroup.co.uk. We will need two-weeks’ notice for these records to be made available to you.
Політика конфіденційності
The Exchange — це відділ терапевтичних консультаційних служб для дітей та молоді, а також організація психологічного благополуччя та консультування, яка надає низку конфіденційних професійних терапевтичних послуг.
Для того, щоб ця організація могла надавати наші професійні послуги, необхідно запитувати у кожного користувача особисту інформацію, яку ми повинні зберігати як запис нашого робочого договору з кожним користувачем послуг. Організація запитує у вас особисту інформацію лише для законних цілей надання наших терапевтичних послуг і обмежує інформацію, яку вона записує, лише тією, що стосується підтримки, яку ми надаємо.
Ваша особиста інформація не передається жодній іншій організації чи особі за межами цієї компанії та не виходить за межі юрисдикції Великобританії. Інформація, яку ми зберігаємо, є мінімально необхідною для надання наших послуг. Інформація захищена, зберігаючи її в захищених електронних файлах, доступ до яких має лише персонал цієї організації, якому надано необхідні повноваження. Записи ваших сеансів зберігаються в спеціальному зашифрованому форматі, і лише особа, яка працює з вами, має право записувати та переглядати ці файли. Клінічний менеджер організації та контролер даних мають доступ до цих файлів і за особливих обставин перевірятимуть ці записи з метою забезпечення якості.
Ваші дані зберігатимуться протягом 12 місяців, а потім архівуватимуться ще на 12 місяців, після чого ваші дані буде видалено з наших систем, а записи не зберігатимуться.
Контроль за тим, як ваша особиста інформація обробляється, записується та надійно зберігається, здійснюється спеціалістом із захисту даних організації. Цю особу призначають, щоб переконатися, що кожна особа в організації дотримується політики, яка стосується безпеки особистої інформації в Терапевтичних консультаційних службах і кожному з її підрозділів.
Якщо вам потрібен законний доступ до вашої особистої інформації або якщо у вас є скарги щодо того, як організація записує та зберігає ці дані, ви можете зв’язатися безпосередньо з уповноваженим із захисту даних за електронною адресою dpo@thetcsgroup.co.uk або зателефонувавши за номером 03302 020283 і запросивши спеціаліста із захисту даних організації.
Якщо ви вважаєте, що ваші дані оброблялися неналежним чином, або ви незадоволені нашою відповіддю на будь-які запити, які ви надіслали нам щодо використання ваших персональних даних, ви маєте право подати скаргу до Управління Уповноваженого з інформації.
Ви можете зв’язатися з ними, зателефонувавши за номером 0303 123 1113 або зайшовши в Інтернет за адресою www.ico.org.uk/concerns
Complaints
Якщо ви бажаєте подати скаргу щодо будь-якої проблеми, зв’яжіться з нами. Ми підтвердимо вашу скаргу протягом 2 робочих днів і відповімо протягом 5 робочих днів.
Телефон: 0330 202 0283
Електронна пошта: admin@timefortalking.co.uk